Software de gestión de riesgos laborales. CAE – Gestión documental

La elección de la utilización de un software de gestión de riesgos laborales, puede tener muchas motivaciones en una empresa:

• La necesidad de disponer de toda la información en la nube.
• Un acceso sencillo y ordenado a la documentación del sistema.
• Poder trabajar desde diferentes lugares.
• Disminuir las tareas improductivas.
• La necesidad de ser más efectivo.

Quería detenerme en estas dos últimas, porque si hay un área de la PRL donde podemos conseguir unos mejores resultados gracias a la utilización de un software de gestión de riesgos laborales es la parte de Coordinación de Actividades Empresariales (en adelante CAE).

Todos sabemos que la CAE no es solo gestión documental, pero todos sabemos que en CAE hay mucha gestión documental.

Intentar realizar esta labor de CAE en empresas con instalaciones fijas a las cuales acuden de forma puntual/periódica multitud de empresas de diferentes tipologías, nacionales, extranjeras, ETT’s, trabajadores autónomos, a realizar diferentes trabajos, en diferentes áreas, etc.. de una forma manual es una quimera, solo conseguirá no hacer bien nuestro trabajo y además nos obligará a invertir una ingente cantidad de horas por parte de los técnicos de PRL.

Antes de plantearnos nada, debiéramos hacernos una pregunta:

¿Cuáles son nuestros objetivos en materia de CAE?

Yo tengo claro que nuestro objetivo principal tiene que ser la ausencia de situaciones potenciales peligrosas que puedan derivar en daños a los trabajadores. Una de las vías para lograr este objetivo es que solo los trabajadores autorizados accedan a mis instalaciones.

Pero, ¿qué es un trabajador autorizado?

Aquél que cumple con los requisitos de acceso en materia de CAE de la empresa propietaria de las instalaciones.

Y ¿cuáles deben ser esos requisitos de acceso?

Esta claro que entre otros aspectos, se debe producir un intercambio de información por ambas partes. De la empresa principal a la contrata y viceversa. La clave consiste en definir de forma detallada que información y cómo se produce este intercambio de información.

Es aquí donde entra en juego un potente software de gestión de riesgos laborales. No tiene que ser ni el más caro, ni el más barato, ni el más conocido, sino aquel que se ajuste mejor a tus necesidades reales.

Analizar que tipo de contratas acceden a tus instalaciones, cuantos trabajadores, la tipología de los trabajos, quien las contrata, si existen uno o varios puntos de entrada, que interferencias se van a producir con otras contratas o con los trabajadores del centro, trabajos de especial peligrosidad, necesidad de recurso preventivo… son cuestiones que todos los técnicos de PRL nos tenemos que plantear.

Analizar que documentación hay que entregar, un informe resumen de mis riesgos y medidas preventivas, un resumen del procedimiento de CAE, dónde tienen que aparcar, las normas de obligado cumplimiento, la periodicidad de las reuniones de seguimiento, etc.. debe ser algo obligatorio.

Analizar que documentación se va a solicitar, a quien, con que periodicidad, si son documentos de empresa o de trabajador, generales o específicos, cuales serán los criterios de validación, cómo saber el personal autorizado / denegado para acceder, las personas de contacto, como y quien actualizará las empresas / trabajadores que pueden acceder… son aspectos que nos tenemos que plantear de forma previa.

Una vez definido todo esto, la pregunta que creo que nos debemos plantear es: ¿Puedo realizar todo esto sin la ayuda de herramientas informáticas?

En empresas con un alto flujo de contratas parece imposible, debido a la alta cantidad de horas que tendrías que invertir, básicamente en realizar labores repetitivas que una aplicación informática puede realizar de forma sencilla, consiguiendo que las horas del técnico de PRL se inviertan en labores que aporten un valor añadido a la empresa.

Hay muchas aplicaciones / software de gestión de prevención de riesgos laborales en el mercado, pero yo solo conozco en profundidad la que nosotros hemos desarrollado. Un software diseñado por técnicos de PRL con una acreditada experiencia. Un software en constante evolución y que ya cuenta con 5.000 usuarios. Un software que se adaptará a tus necesidades.

Son muchas las empresas que nos han permitido ayudarles a mejorar la gestión de la CAE. Déjanos ayudarte

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Fernando Postigo
Responsable de Organización
Grupo Preving